Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è KaiPai, con sede a Genova (contatto: privacy@kaipaicoaching.com). La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

2. Dati trattati

• Dati di account: nome, cognome, email e password. La password non è mai conservata in chiaro: l’autenticazione è gestita da Supabase Auth, che ne custodisce solo una versione cifrata.
• Dati di profilo: per gli atleti, sport praticato, livello e obiettivi che scegli di indicare; per i Coach, le informazioni professionali pubblicate volontariamente (biografia, certificazioni, specializzazioni, foto e video di presentazione).
• Dati d’uso: richieste di sessione, appuntamenti, messaggi di chat, recensioni, preferiti e notifiche.
• Dati di svolgimento delle sessioni: orario di inizio e di fine effettivi delle videochiamate. Il video non viene mai registrato; l’audio viene registrato esclusivamente per Appunti AI, alle condizioni indicate nella sezione 9.
• Dati delle notifiche push, se le attivi: un identificativo del browser sul dispositivo e le chiavi crittografiche necessarie a cifrare i messaggi. Non contengono il tuo nome e non consentono di seguirti su altri siti.
• Dati del genitore o tutore, per gli atleti fra i 15 e i 17 anni: nome, email, rapporto e titolo dichiarati, firma digitata, versione e impronta del documento, opzione Appunti AI, data e ora, indirizzo IP, browser, ricevute, notifiche e revoche (vedi la sezione 15). I token dei collegamenti sono conservati soltanto come hash.
• Dati tecnici: indirizzo IP e informazioni sul browser, trattati dall’infrastruttura di hosting per servire le pagine e per la sicurezza.
• Dati analytics, solo se presti il consenso: pagine visitate, eventi di utilizzo, informazioni sul browser e dispositivo, area geografica approssimativa e identificativi pseudonimi conservati nei cookie di Google Analytics. Non trasmettiamo a Google nome, email o altri identificativi del tuo account.

Cosa è obbligatorio e cosa no. Sono necessari per erogare il servizio, e senza di essi non è possibile usare la piattaforma: nome, email, password e — per gli atleti — la data di nascita, che serve ad applicare l’età minima e le tutele per i minorenni. Tutto il resto è facoltativo: sport, livello, obiettivi, città, fotografia, preferiti e notifiche push. Non fornirli limita alcune funzioni, ma non impedisce di usare il servizio.

3. Finalità e base giuridica

I dati sono trattati per erogare il servizio e permettere l’incontro fra atleti e Coach (esecuzione del contratto), per inviare comunicazioni di servizio come conferme e promemoria di sessione (esecuzione del contratto), per garantire la sicurezza della piattaforma e prevenirne gli abusi (legittimo interesse) e per adempiere a obblighi di legge.

Non trattiamo i tuoi dati per finalità di marketing e non inviamo comunicazioni commerciali o newsletter: tutte le email che riceverai sono legate a un fatto che ti riguarda. Non profiliamo gli utenti e non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici nei tuoi confronti.

Con il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR) utilizziamo Google Analytics per produrre statistiche aggregate e migliorare il sito. Il tag non viene caricato e nessun dato viene inviato a Google prima della tua scelta. Puoi rifiutare senza conseguenze sull’uso di KaiPai e puoi revocare il consenso in qualsiasi momento da «Preferenze cookie» nel footer.

4. Navigazione del sito pubblico

Le pagine pubbliche — la home, l’elenco dei coach e i profili — sono consultabili senza registrarsi. Anche in questo caso i sistemi che servono il sito registrano automaticamente alcuni dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagina richiesta, data e ora.

Servono a consegnare le pagine, diagnosticare i malfunzionamenti e difendere il sito dagli abusi; la base giuridica è il nostro legittimo interesse a un servizio funzionante e sicuro (art. 6.1.f GDPR). Questi log sono conservati per il breve periodo necessario alla diagnostica e alla sicurezza, e comunque non oltre 12 mesi.

Solo dopo il consenso, Google Analytics misura le visite e le interazioni con il sito. Le funzioni pubblicitarie, Google Signals e la personalizzazione degli annunci restano disattivate; non impostiamo un identificativo utente collegato all’account e non usiamo Analytics per profilare le persone.

5. Dati sulla salute: non li chiediamo

KaiPai eroga allenamento mentale sportivo, non prestazioni sanitarie. Di conseguenza non richiediamo, non raccogliamo e non vogliamo dati relativi alla salute — che il Regolamento classifica fra le «categorie particolari» (art. 9 GDPR) e sottopone a tutele rafforzate.

I campi liberi della piattaforma — obiettivi, note alla richiesta, messaggi in chat — servono a descrivere il tuo momento sportivo e su cosa vuoi lavorare: concentrazione, gestione della pressione, fiducia. Non vanno usati per diagnosi, terapie, farmaci o altre informazioni cliniche, né tue né di terzi.

Se attivi gli Appunti AI, la conversazione viene registrata e trascritta così com’è: può quindi capitare che vi finisca, per tua libera scelta di parlarne, un contenuto che rivela il tuo stato psicologico o di salute. Non lo chiediamo e non lo cerchiamo, ma è la ragione per cui quella funzione richiede un consenso esplicito e separato, revocabile in ogni momento, e per cui il report resta invisibile finché il coach non lo ha rivisto.

Se durante il percorso emerge un bisogno di natura clinica, il coach non è la figura appropriata: il suo compito è fermarsi e indirizzarti verso un professionista sanitario, coinvolgendo la famiglia quando l’atleta è minorenne. In caso di emergenza contatta i servizi sanitari competenti o il numero unico 112.

6. Dati pubblici del profilo Coach

Se ti registri come Coach, una volta approvato il tuo profilo diventa pubblico e consultabile anche da chi non ha un account. Sono pubblici il nome, la fotografia, la biografia, le specializzazioni, le certificazioni dichiarate, le recensioni ricevute e alcuni indicatori di esperienza calcolati automaticamente dalla piattaforma — il numero di atleti seguiti e il totale delle ore di sessione erogate, entrambi ricavati dalle sole sessioni completate. Questi indicatori sono aggregati e non rendono identificabili i singoli atleti.

Il profilo di un atleta non è mai pubblico: è visibile soltanto ai Coach con cui ha una sessione in corso o già svolta.

7. Se sei un Coach

Questa informativa si rivolge principalmente agli atleti, ma anche tu sei un interessato e alcune regole ti riguardano in modo specifico.

• Cosa trattiamo: dati di account e di profilo professionale (biografia, certificazioni, specializzazioni, tariffe, foto e video), disponibilità settimanale, sessioni erogate e recensioni ricevute.
• Cosa diventa pubblico: quanto descritto alla sezione 6, inclusi gli indicatori di esperienza calcolati automaticamente. Sono il fondamento della fiducia degli atleti, quindi restano visibili finché il profilo è pubblicato.
• Documenti di verifica: le certificazioni che invii per l’approvazione sono viste solo dal personale autorizzato, servono a verificare quanto dichiari e non vengono pubblicate.
• Conservazione: valgono i termini della sezione 12. Le recensioni ricevute e lo storico delle sessioni restano oltre la chiusura del profilo, perché riguardano anche gli atleti coinvolti.
• I tuoi diritti sono quelli della sezione 15, con la stessa procedura.

Per la tua attività professionale sei tu il titolare del trattamento dei dati degli atleti che segui: sei tenuto a rispettare la normativa e gli obblighi previsti dai Termini, fra cui la riservatezza e il divieto di usare quei dati per finalità diverse dalle sessioni.

8. Videochiamate e chat

Le videochiamate si svolgono attraverso un’infrastruttura specializzata. Il video non viene mai registrato: transita per il tempo della sessione e non viene conservato. Della sessione restano l’orario di inizio e di fine.

L’audio viene registrato in un solo caso, descritto nel dettaglio al paragrafo successivo: quando entrambi i partecipanti hanno attivato gli Appunti AI. Senza quel consenso non viene registrato nulla.

I messaggi di chat sono conservati, per permettere a entrambi di rileggere gli accordi presi, e sono accessibili unicamente ai due partecipanti alla conversazione.

9. Appunti AI della sessione

Gli Appunti AI sono una funzione facoltativa, spenta per impostazione predefinita. Quando è attiva, l’audio della sessione viene registrato, trascritto automaticamente e usato per preparare una bozza di report che il coach rivede prima di qualsiasi condivisione.

Serve il consenso di entrambi. La registrazione parte solo se coach e atleta accettano, ciascuno per sé, prima che cominci. Se anche uno solo rifiuta, non viene registrato nulla. Il consenso è la base giuridica del trattamento (art. 6.1.a e, per quanto la conversazione possa rivelare, art. 9.2.a GDPR) ed è revocabile in ogni momento, anche a sessione in corso: dal momento della revoca la registrazione si interrompe.

Per un atleta minorenne serve inoltre che il genitore o tutore abbia autorizzato separatamente gli Appunti AI e che tale autorizzazione sia ancora valida. L’autorizzazione generale del percorso non abilita automaticamente audio, trascrizione o report.

Cosa viene conservato, e per quanto:

• la registrazione audio grezza, in un archivio privato, per 7 giorni, dopodiché viene cancellata automaticamente. Serve solo a produrre la trascrizione;
• la trascrizione e il report restano legati alla sessione e seguono i tempi di conservazione del paragrafo sulla conservazione;
• il video non viene mai registrato, in nessun caso.

L’audio viene registrato su tracce separate, una per partecipante: serve a distinguere con certezza chi ha detto cosa, senza doverlo dedurre.

La trascrizione è prodotta da Deepgram e la bozza di report da OpenAI, entrambi elencati fra i responsabili del trattamento. I contenuti non vengono usati per addestrare i loro modelli.

Il report non è mai automatico. L’AI produce una bozza visibile al solo coach, che la corregge, elimina ciò che non deve restare e decide che cosa condividere con te. Esistono due piani distinti: le note condivise, che vedi anche tu, e le note private del coach, che restano sue. Nessun contenuto della sessione ti viene mostrato prima che il coach lo abbia approvato.

Trasparenza sull’intelligenza artificiale

Il riepilogo della sessione è prodotto da un sistema di intelligenza artificiale a partire dalla trascrizione, e te lo diciamo prima di ogni sessione, nel momento in cui ti chiediamo il consenso. Il testo che leggi è generato automaticamente e poi letto e approvato da una persona: il tuo coach.

Che cosa il sistema non fa. Non prende decisioni al posto del coach e non produce diagnosi. Non ti attribuisce un punteggio che determini l’accesso a un servizio. Non riconosce emozioni dalla tua voce, dal tuo volto o da altri dati biometrici: gli indicatori che vedi nel riepilogo sono ricavati dalle parole dette, e ognuno cita la frase da cui nasce, così che tu e il coach possiate verificarlo.

Dove può sbagliare. Un sistema di questo tipo può fraintendere, dare peso a una frase detta di sfuggita o non cogliere un’ironia. Per questo il coach rivede la bozza prima di condividerla, e per questo ogni affermazione porta con sé la citazione da cui deriva. Se leggi qualcosa che non ti corrisponde, dillo al tuo coach: può correggerlo o non condividerlo affatto.

I documenti esportati dalla piattaforma riportano in modo esplicito che il contenuto è generato da un’intelligenza artificiale, così da restare riconoscibile anche fuori di qui.

Il contenuto della trascrizione e del report non viene mai inserito nelle email che ti inviamo: la notifica dice soltanto che qualcosa è pronto, e si consulta accedendo alla piattaforma.

Se sei minorenne, la funzione richiede che l’account sia già stato autorizzato da un genitore o tutore, oltre al tuo consenso e a quello del coach.

10. Email e notifiche push

Le email che inviamo sono esclusivamente di servizio, legate a fatti che ti riguardano: una richiesta ricevuta, una sessione confermata o annullata, un nuovo messaggio. Non inviamo comunicazioni commerciali. Dalle preferenze di notifica del tuo account puoi scegliere, per ogni tipo di evento, se riceverlo nell’applicazione, via email, in entrambi i modi o in nessuno. Fanno eccezione gli avvisi di sicurezza e le email che contengono un link necessario ad accedere: quelli non sono disattivabili.

Le notifiche push sono facoltative e disattivate finché non le attivi esplicitamente su un dispositivo. Per recapitarle, il messaggio cifrato passa necessariamente dal servizio push del tuo browser (Google, Apple o Mozilla, a seconda di quale usi). Puoi revocarle in ogni momento dal pulsante nelle notifiche o dalle impostazioni del browser: in quel momento l’iscrizione del dispositivo viene cancellata dai nostri archivi.

11. Il Coach come destinatario dei tuoi dati

Il Coach non è un nostro fornitore tecnico: è un professionista indipendente, che opera come autonomo titolare del trattamento per la propria attività professionale. KaiPai non è parte del rapporto professionale fra te e il Coach e non interviene nel merito delle sessioni.

Quando invii una richiesta, comunichiamo al Coach i dati necessari a valutarla e a condurre il percorso: nome, indirizzo email, sport, livello, gli obiettivi che hai indicato, il messaggio della richiesta, i messaggi scambiati in chat e — se hai fra i 15 e i 17 anni — il fatto che sei minorenne. La base giuridica è l’esecuzione del contratto.

Il Coach è tenuto contrattualmente alla riservatezza e può usare questi dati solo per erogare le sessioni sulla piattaforma: non può contattarti per altre finalità, cederli o usarli per proprie comunicazioni commerciali. Nessun altro Coach vede i tuoi dati: la visibilità è limitata a chi ha con te una sessione richiesta, in corso o già svolta.

12. Responsabili del trattamento

Ci avvaliamo inoltre dei seguenti fornitori, che trattano i dati per nostro conto e su nostra istruzione, in qualità di responsabili del trattamento. Non vendiamo i dati personali a terzi e non li cediamo per finalità pubblicitarie.

Per i fornitori che trattano dati al di fuori dell’Unione Europea il trasferimento avviene solo verso Paesi coperti da una decisione di adeguatezza della Commissione (art. 45 GDPR) oppure, in mancanza, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), che ti attribuiscono diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.

13. Conservazione

Un account si considera cessato dopo 24 mesi senza alcuna attività sulla piattaforma, oppure dal momento della chiusura volontaria. Da lì decorrono i termini che seguono.

• Account e profilo: per tutta la durata dell’account attivo e per 36 mesi dalla cessazione.
• Prenotazioni e storico delle sessioni: 36 mesi dalla cessazione, termine necessario a far valere o difendere un diritto. Se pende un contenzioso, la conservazione prosegue fino alla sua definizione.
• Messaggi di chat: finché resta attivo l’account di almeno uno dei due partecipanti, e comunque non oltre 36 mesi dalla cessazione di entrambi.
• Registrazione audio degli Appunti AI: 7 giorni dalla sessione, poi cancellata automaticamente. È il termine più breve di tutti perché l’audio serve soltanto a produrre la trascrizione: una volta ottenuta, non ha più ragione di esistere.
• Trascrizione e report della sessione: seguono lo storico delle sessioni, quindi 36 mesi dalla cessazione. Puoi chiederne la cancellazione anticipata anche senza chiudere l’account.
• Iscrizioni alle notifiche push: fino alla revoca, o fino a quando il servizio push segnala il dispositivo come non più raggiungibile — nel qual caso l’iscrizione viene rimossa automaticamente.
• Google Analytics: i cookie analytics scadono dopo 6 mesi e non vengono rinnovati a ogni visita. I dati evento associati sono conservati nella proprietà Analytics per un massimo di 14 mesi; revocando il consenso cancelliamo dal browser i cookie analytics.
• Recensioni: restano pubblicate anche dopo la chiusura dell’account di chi le ha scritte, perché concorrono alla reputazione del Coach recensito.

14. Chiusura dell’account

Dalla sezione Sicurezza puoi chiudere il tuo account in autonomia. L’operazione disattiva immediatamente l’accesso: le credenziali di autenticazione vengono eliminate, l’indirizzo email viene reso inutilizzabile e il profilo non è più raggiungibile né consultabile.

Lo storico collegato — prenotazioni, messaggi scambiati e recensioni — viene invece conservato, perché riguarda anche l’altra persona coinvolta nella sessione, che mantiene il diritto di consultarlo. Se desideri la cancellazione integrale dei tuoi dati ai sensi dell’art. 17 GDPR, scrivi a privacy@kaipaicoaching.com: vi daremo seguito nei limiti degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

15. Atleti minorenni

La piattaforma è offerta agli atleti dai 15 anni in su. Poiché la soglia italiana per il consenso digitale è fissata a 14 anni (art. 2-quinquies del Codice Privacy), l’atleta può prestare direttamente i consensi privacy facoltativi applicabili al servizio online. I trattamenti indispensabili al servizio si fondano invece sul contratto, sugli obblighi di legge e sulla sicurezza, come indicato nelle sezioni precedenti.

L’autorizzazione del genitore o tutore serve per una ragione diversa e di natura contrattuale — un minore non può concludere validamente il contratto con la piattaforma — ed è descritta nei Termini e Condizioni. Per raccoglierla e dimostrarla trattiamo i dati elencati nella sezione 2. La base giuridica è l’esecuzione del contratto, l’adempimento di obblighi di legge e il legittimo interesse a prevenire abusi e difendere un diritto. La prova resta conservata per la durata dell’account e per 36 mesi dalla cessazione; se pende un contenzioso, fino alla sua definizione. I dati non sono usati per marketing o profilazione.

Il genitore o tutore riceve la ricevuta e le comunicazioni di sicurezza, senza ricevere il contenuto riservato di chat, trascrizioni o report. Può esercitare i diritti del minore nei limiti previsti dalla legge.

16. Diritti dell’interessato

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR scrivendo a privacy@kaipaicoaching.com: risponderemo entro un mese dalla richiesta.

• Accesso: sapere quali dati trattiamo e ottenerne copia.
• Rettifica: correggere dati inesatti o completare quelli incompleti.
• Cancellazione, al ricorrere delle condizioni dell’art. 17 e salvo quanto dobbiamo conservare per legge.
• Limitazione del trattamento nei casi dell’art. 18.
• Portabilità: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da un dispositivo automatico.
• Opposizione (art. 21): puoi opporti in qualsiasi momento ai trattamenti che svolgiamo sulla base del legittimo interesse — nel nostro caso la sicurezza della piattaforma e la prevenzione degli abusi. Opporsi non ti impedisce di continuare a usare il servizio.

Se ritieni che il trattamento violi il Regolamento, hai diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo (art. 77 GDPR): in Italia il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure l’autorità dello Stato UE in cui risiedi o lavori.

17. Come proteggiamo i dati

Il trattamento avviene con strumenti informatici, secondo i principi di liceità, minimizzazione ed esattezza, e con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. In concreto:

• il traffico fra il tuo browser e la piattaforma è cifrato (HTTPS), e i dati sono cifrati anche a riposo dall’infrastruttura che li ospita;
• le password non sono mai conservate in chiaro: le custodisce Supabase Auth in forma cifrata, e nessuno in KaiPai può leggerle;
• l’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e istruito, e ai fornitori nominati responsabili;
• le videochiamate non vengono registrate e i loro contenuti non transitano nei nostri archivi;
• i dati personali non vengono in alcun modo diffusi, fatta eccezione per le informazioni che il Coach sceglie di pubblicare sul proprio profilo.

Nessuna misura elimina del tutto il rischio: se dovesse verificarsi una violazione dei dati personali che comporta un rischio elevato per i tuoi diritti, te ne daremo comunicazione secondo l’art. 34 GDPR.

18. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa. La data di ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche rilevanti sono comunicate agli utenti registrati.