Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è KaiPai, con sede a Genova (contatto: privacy@kaipai.it). La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»).

2. Dati trattati

• Dati di account: nome, cognome, email e password. La password non è mai conservata in chiaro: l’autenticazione è gestita da Supabase Auth, che ne custodisce solo una versione cifrata.
• Dati di profilo: per gli atleti, sport praticato, livello e obiettivi che scegli di indicare; per i Coach, le informazioni professionali pubblicate volontariamente (biografia, certificazioni, specializzazioni, foto e video di presentazione).
• Dati d’uso: richieste di sessione, appuntamenti, messaggi di chat, recensioni, preferiti e notifiche.
• Dati di svolgimento delle sessioni: orario di inizio e di fine effettivi delle videochiamate. Il contenuto della videochiamata non viene mai registrato.
• Dati delle notifiche push, se le attivi: un identificativo del browser sul dispositivo e le chiavi crittografiche necessarie a cifrare i messaggi. Non contengono il tuo nome e non consentono di seguirti su altri siti.
• Dati del genitore o tutore, per gli atleti fra i 15 e i 17 anni: nome, email e rapporto dichiarato, insieme alla prova dell’autorizzazione prestata (vedi la sezione 14).
• Dati tecnici: indirizzo IP e informazioni sul browser, trattati dall’infrastruttura di hosting per servire le pagine e per la sicurezza.

Cosa è obbligatorio e cosa no. Sono necessari per erogare il servizio, e senza di essi non è possibile usare la piattaforma: nome, email, password e — per gli atleti — la data di nascita, che serve ad applicare l’età minima e le tutele per i minorenni. Tutto il resto è facoltativo: sport, livello, obiettivi, città, fotografia, preferiti e notifiche push. Non fornirli limita alcune funzioni, ma non impedisce di usare il servizio.

3. Finalità e base giuridica

I dati sono trattati per erogare il servizio e permettere l’incontro fra atleti e Coach (esecuzione del contratto), per inviare comunicazioni di servizio come conferme e promemoria di sessione (esecuzione del contratto), per garantire la sicurezza della piattaforma e prevenirne gli abusi (legittimo interesse) e per adempiere a obblighi di legge.

Non trattiamo i tuoi dati per finalità di marketing e non inviamo comunicazioni commerciali o newsletter: tutte le email che riceverai sono legate a un fatto che ti riguarda. Non profiliamo gli utenti e non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici nei tuoi confronti.

4. Navigazione del sito pubblico

Le pagine pubbliche — la home, l’elenco dei coach e i profili — sono consultabili senza registrarsi. Anche in questo caso i sistemi che servono il sito registrano automaticamente alcuni dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagina richiesta, data e ora.

Servono unicamente a consegnare le pagine, a diagnosticare i malfunzionamenti e a difendere il sito dagli abusi; la base giuridica è il nostro legittimo interesse a un servizio funzionante e sicuro (art. 6.1.f GDPR). Non li usiamo per profilare né per costruire statistiche di comportamento: non abbiamo strumenti di analytics. Questi log sono conservati per il breve periodo necessario alla diagnostica e alla sicurezza, e comunque non oltre 12 mesi.

5. Dati sulla salute: non li chiediamo

KaiPai eroga allenamento mentale sportivo, non prestazioni sanitarie. Di conseguenza non richiediamo, non raccogliamo e non vogliamo dati relativi alla salute — che il Regolamento classifica fra le «categorie particolari» (art. 9 GDPR) e sottopone a tutele rafforzate.

I campi liberi della piattaforma — obiettivi, note alla richiesta, messaggi in chat — servono a descrivere il tuo momento sportivo e su cosa vuoi lavorare: concentrazione, gestione della pressione, fiducia. Non vanno usati per diagnosi, terapie, farmaci o altre informazioni cliniche, né tue né di terzi.

Se durante il percorso emerge un bisogno di natura clinica, il coach non è la figura appropriata: il suo compito è fermarsi e indirizzarti verso un professionista sanitario, coinvolgendo la famiglia quando l’atleta è minorenne. In caso di emergenza contatta i servizi sanitari competenti o il numero unico 112.

6. Dati pubblici del profilo Coach

Se ti registri come Coach, una volta approvato il tuo profilo diventa pubblico e consultabile anche da chi non ha un account. Sono pubblici il nome, la fotografia, la biografia, le specializzazioni, le certificazioni dichiarate, le recensioni ricevute e alcuni indicatori di esperienza calcolati automaticamente dalla piattaforma — il numero di atleti seguiti e il totale delle ore di sessione erogate, entrambi ricavati dalle sole sessioni completate. Questi indicatori sono aggregati e non rendono identificabili i singoli atleti.

Il profilo di un atleta non è mai pubblico: è visibile soltanto ai Coach con cui ha una sessione in corso o già svolta.

7. Se sei un Coach

Questa informativa si rivolge principalmente agli atleti, ma anche tu sei un interessato e alcune regole ti riguardano in modo specifico.

• Cosa trattiamo: dati di account e di profilo professionale (biografia, certificazioni, specializzazioni, tariffe, foto e video), disponibilità settimanale, sessioni erogate e recensioni ricevute.
• Cosa diventa pubblico: quanto descritto alla sezione 6, inclusi gli indicatori di esperienza calcolati automaticamente. Sono il fondamento della fiducia degli atleti, quindi restano visibili finché il profilo è pubblicato.
• Documenti di verifica: le certificazioni che invii per l’approvazione sono viste solo dal personale autorizzato, servono a verificare quanto dichiari e non vengono pubblicate.
• Conservazione: valgono i termini della sezione 12. Le recensioni ricevute e lo storico delle sessioni restano oltre la chiusura del profilo, perché riguardano anche gli atleti coinvolti.
• I tuoi diritti sono quelli della sezione 15, con la stessa procedura.

Per la tua attività professionale sei tu il titolare del trattamento dei dati degli atleti che segui: sei tenuto a rispettare la normativa e gli obblighi previsti dai Termini, fra cui la riservatezza e il divieto di usare quei dati per finalità diverse dalle sessioni.

8. Videochiamate e chat

Le videochiamate si svolgono attraverso un’infrastruttura specializzata e non vengono registrate: audio e video transitano per il tempo della sessione e non sono conservati. Della sessione restano solo l’orario di inizio e di fine. I messaggi di chat sono invece conservati, per permettere a entrambi di rileggere gli accordi presi, e sono accessibili unicamente ai due partecipanti alla conversazione.

9. Email e notifiche push

Le email che inviamo sono esclusivamente di servizio, legate a fatti che ti riguardano: una richiesta ricevuta, una sessione confermata o annullata, un nuovo messaggio. Non inviamo comunicazioni commerciali. Puoi disattivarle per singola tipologia dalle preferenze di notifica del tuo account; le notifiche all’interno della piattaforma restano sempre attive.

Le notifiche push sono facoltative e disattivate finché non le attivi esplicitamente su un dispositivo. Per recapitarle, il messaggio cifrato passa necessariamente dal servizio push del tuo browser (Google, Apple o Mozilla, a seconda di quale usi). Puoi revocarle in ogni momento dal pulsante nelle notifiche o dalle impostazioni del browser: in quel momento l’iscrizione del dispositivo viene cancellata dai nostri archivi.

10. Il Coach come destinatario dei tuoi dati

Il Coach non è un nostro fornitore tecnico: è un professionista indipendente, che opera come autonomo titolare del trattamento per la propria attività professionale. KaiPai non è parte del rapporto professionale fra te e il Coach e non interviene nel merito delle sessioni.

Quando invii una richiesta, comunichiamo al Coach i dati necessari a valutarla e a condurre il percorso: nome, indirizzo email, sport, livello, gli obiettivi che hai indicato, il messaggio della richiesta, i messaggi scambiati in chat e — se hai fra i 15 e i 17 anni — il fatto che sei minorenne. La base giuridica è l’esecuzione del contratto.

Il Coach è tenuto contrattualmente alla riservatezza e può usare questi dati solo per erogare le sessioni sulla piattaforma: non può contattarti per altre finalità, cederli o usarli per proprie comunicazioni commerciali. Nessun altro Coach vede i tuoi dati: la visibilità è limitata a chi ha con te una sessione richiesta, in corso o già svolta.

11. Responsabili del trattamento

Ci avvaliamo inoltre dei seguenti fornitori, che trattano i dati per nostro conto e su nostra istruzione, in qualità di responsabili del trattamento. Non vendiamo i dati personali a terzi e non li cediamo per finalità pubblicitarie.

Per i fornitori che trattano dati al di fuori dell’Unione Europea il trasferimento avviene solo verso Paesi coperti da una decisione di adeguatezza della Commissione (art. 45 GDPR) oppure, in mancanza, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), che ti attribuiscono diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.

12. Conservazione

Un account si considera cessato dopo 24 mesi senza alcuna attività sulla piattaforma, oppure dal momento della chiusura volontaria. Da lì decorrono i termini che seguono.

• Account e profilo: per tutta la durata dell’account attivo e per 36 mesi dalla cessazione.
• Prenotazioni e storico delle sessioni: 36 mesi dalla cessazione, termine necessario a far valere o difendere un diritto. Se pende un contenzioso, la conservazione prosegue fino alla sua definizione.
• Messaggi di chat: finché resta attivo l’account di almeno uno dei due partecipanti, e comunque non oltre 36 mesi dalla cessazione di entrambi.
• Iscrizioni alle notifiche push: fino alla revoca, o fino a quando il servizio push segnala il dispositivo come non più raggiungibile — nel qual caso l’iscrizione viene rimossa automaticamente.
• Recensioni: restano pubblicate anche dopo la chiusura dell’account di chi le ha scritte, perché concorrono alla reputazione del Coach recensito.

13. Chiusura dell’account

Dalla sezione Sicurezza puoi chiudere il tuo account in autonomia. L’operazione disattiva immediatamente l’accesso: le credenziali di autenticazione vengono eliminate, l’indirizzo email viene reso inutilizzabile e il profilo non è più raggiungibile né consultabile.

Lo storico collegato — prenotazioni, messaggi scambiati e recensioni — viene invece conservato, perché riguarda anche l’altra persona coinvolta nella sessione, che mantiene il diritto di consultarlo. Se desideri la cancellazione integrale dei tuoi dati ai sensi dell’art. 17 GDPR, scrivi a privacy@kaipai.it: vi daremo seguito nei limiti degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

14. Atleti minorenni

La piattaforma è offerta agli atleti dai 15 anni in su. Poiché la soglia italiana per il consenso digitale è fissata a 14 anni (art. 2-quinquies del Codice Privacy), ogni atleta di KaiPai può prestare validamente da sé il consenso al trattamento dei propri dati: non chiediamo un’autorizzazione del genitore per questo.

L’autorizzazione del genitore o tutore serve per una ragione diversa e di natura contrattuale — un minore non può concludere validamente il contratto con la piattaforma — ed è descritta nei Termini e Condizioni. Per raccoglierla trattiamo i dati del genitore o tutore: nome, indirizzo email, rapporto dichiarato con l’atleta e, come prova del consenso prestato, data, ora e indirizzo di rete della conferma. La base giuridica è l’esecuzione del contratto e l’adempimento di obblighi di legge; questi dati sono conservati finché l’atleta ha un account attivo e non sono usati per nessun’altra finalità.

Il genitore o tutore resta il referente per le comunicazioni che riguardano il minore e può esercitarne i diritti in sua vece.

15. Diritti dell’interessato

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR scrivendo a privacy@kaipai.it: risponderemo entro un mese dalla richiesta.

• Accesso: sapere quali dati trattiamo e ottenerne copia.
• Rettifica: correggere dati inesatti o completare quelli incompleti.
• Cancellazione, al ricorrere delle condizioni dell’art. 17 e salvo quanto dobbiamo conservare per legge.
• Limitazione del trattamento nei casi dell’art. 18.
• Portabilità: ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da un dispositivo automatico.
• Opposizione (art. 21): puoi opporti in qualsiasi momento ai trattamenti che svolgiamo sulla base del legittimo interesse — nel nostro caso la sicurezza della piattaforma e la prevenzione degli abusi. Opporsi non ti impedisce di continuare a usare il servizio.

Se ritieni che il trattamento violi il Regolamento, hai diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo (art. 77 GDPR): in Italia il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure l’autorità dello Stato UE in cui risiedi o lavori.

16. Come proteggiamo i dati

Il trattamento avviene con strumenti informatici, secondo i principi di liceità, minimizzazione ed esattezza, e con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. In concreto:

• il traffico fra il tuo browser e la piattaforma è cifrato (HTTPS), e i dati sono cifrati anche a riposo dall’infrastruttura che li ospita;
• le password non sono mai conservate in chiaro: le custodisce Supabase Auth in forma cifrata, e nessuno in KaiPai può leggerle;
• l’accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e istruito, e ai fornitori nominati responsabili;
• le videochiamate non vengono registrate e i loro contenuti non transitano nei nostri archivi;
• i dati personali non vengono in alcun modo diffusi, fatta eccezione per le informazioni che il Coach sceglie di pubblicare sul proprio profilo.

Nessuna misura elimina del tutto il rischio: se dovesse verificarsi una violazione dei dati personali che comporta un rischio elevato per i tuoi diritti, te ne daremo comunicazione secondo l’art. 34 GDPR.

17. Modifiche a questa informativa

Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano il servizio, i fornitori o la normativa. La data di ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche rilevanti sono comunicate agli utenti registrati.